Aprenda como elaborar uma EAP

Prezados, hoje trataremos sobre um dos assuntos mais importantes dentro da área de planejamento: Estrutura Analítica de Projetos (EAP). Você sabia que grande parte dos problemas que envolvem retrabalho em uma construção estão intimamente relacionados à falta de escopo e, consequentemente, à falta de uma EAP bem estruturada sobre o projeto a ser executado?

Logo, por este motivo, decidi trazer a vocês este assunto tão interessante e importante. Vamos nessa?

Estrutura Analítica de Projetos (EAP) -Introdução

Inicialmente, considero importante destacar a existência e as diferentes entre dois termos usados no gerenciamento de escopo. São eles: escopo e projeto e escopo de produto.

a) Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.

b) Escopo do projeto: O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

O escopo do projeto baseia-se no escopo do produto. Desses, nós iremos extrair justamente a nossa estrutura analítica de projetos (EAP) e, consequentemente, o nosso cronograma.

Como funciona uma Estrutura analítica de projetos (EAP)

A fim de facilitar o entendimento de empreendimentos complexos, os projetos devem ser divididos em elementos menores, facilmente gerenciáveis e que sirvam de base para a definição do trabalho a ser realizado. O principal benefício desse processo é que ele fornece uma visão estruturada do que deve ser entregue.

EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas. Cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. (Definição do PMBOK 6ª ed, p.161)

O trabalho planejado é contido dentro do nível mais baixo de componentes da EAP, que são denominados pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser usado para agrupar as atividades onde o trabalho é agendado, estimado, monitorado e controlado.

No contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado da atividade e não a atividade propriamente dita

Então,  EAP funciona como elemento de comunicação, constituindo-se verdadeiro dicionário de projeto para o entendimento geral, preciso e uniforme dos seus componentes por todas as partes interessadas (stakeholders) em sua concretização.

Divisão da EAP em níveis

A decomposição pode não ser possível para uma entrega ou subcomponente que serão executados em um futuro distante. A equipe de gerenciamento do projeto normalmente espera até que haja um consenso sobre a entrega ou subcomponente, para que os detalhes da EAP possam ser desenvolvidos.

À medida que nos aproximamos da data de execução da atividade, o grau de informação cresce (menores incertezas) e o planejador pode então aumentar o nível de detalhe do planejamento e desmembrar essa entrega.

Essa técnica é às vezes chamada de planejamento em ondas sucessivas (rolling wave planning).

Ainda, a EAP pode ser representada de forma identada, conforme abaixo:

Para facilitar o tráfego de informações, a EAP deve ser codificada, de modo que seja propiciada ao usuário a visualização e fácil identificação dos componentes do projeto.

Por fim, saiba que as atividades dos pacotes de trabalho podem ser discriminadas no dicionário da Estrutura Analítica de Projetos (EAP).

O dicionário da EAP é um documento que fornece informações detalhadas sobre entregas, atividades e agendamento de cada componente da EAP. O dicionário da EAP é um documento que dá suporte a essa ferramenta. A maioria das informações incluídas no dicionário da EAP é criada por outros processos e adicionadas a este documento em um estágio posterior.

Detalhes importantes

A EAP representa todos os produtos e trabalhos do projeto, inclusive o trabalho de gerenciamento do projeto. Todo o trabalho nos níveis mais baixos deve ser associado aos níveis mais altos, para que nada seja omitido e nenhum trabalho extra seja executado. Isso é às vezes chamado de regra dos 100%.

Há, além disso, dois problemas comuns relacionados ao estudo do escopo e da EAP. São eles:

Scope Creep: O aumento sem controle do produto ou escopo do projeto sem ajustes de tempo, custo e recursos. Trata-se de uma distorção do escopo.

Gold Plating: Basicamente diz respeito às mudanças ou incrementos no escopo com a intenção de impressionar o cliente. Representa um risco à qualidade, ao prazo e ao custo; além de dar abertura para novos problemas.

Considerações finais

Por fim, gostaria de deixar algumas recomendações comuns para a elaboração de uma Estrutura analítica de Projetos (EAP).  Quais sejam:

1. Regra do 4-40/8-80: as tarefas devem possuir duração mínima de 4 a 8h e duração máxima de 40h a 80h;
2. Evite atividades muito pequenas em relação ao tempo de projeto (ex: 1h);
3. Detalhar até o terceiro ou quarto nível;
4. Evite o excesso de detalhamento.

Além disso, são benefícios da EAP:

1. Facilita a construção do cronograma e a elaboração do orçamento (integração do escopo com tempo e custo);
2. Permite a rápida identificação dos responsáveis por cada pacote de trabalho;
3. Melhora a comunicação e integração dos elementos dos projetos;
4. Define a linha de base para controle de mudanças no escopo;
5. A equipe adquire mais segurança com relação à obra;
6. Maior confiança quanto aos prazos estipulados e o planejador pode reduzira contingência de tempo a ser incorporada ao cronograma;
7. Entendimento global do projeto por parte dos stakeholders;
8. Impedimento na implementação de mudanças não aprovadas; etc.